Sprawa rozpatrywana jest przez kierownika urzędu stanu cywilnego miejsca zamieszkania osoby, która złożyła wniosek.

Jeżeli urodzenie, małżeństwo lub zgon miało miejsce za granicą i został dla potwierdzenia tych zdarzeń sporządzony w danym państwie dokument stanu cywilnego, ale brak jest odpisu tego dokumentu i ponadto jego uzyskanie nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami można żądać odtworzenia zagranicznego dokumentu do rejestru stanu cywilnego.

1. Wniosek o odtworzenie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą,
2. Do wglądu ważny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport),
3. Oryginalny zagraniczny dokument urzędowy będący podstawą odtworzenia aktu stanu cywilnego,
4. Urzędowe tłumaczenie w/w dokumentów dokonane przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
• tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
• konsula.

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:

• dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula,
• dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

5. Stosowne pełnomocnictwo – w przypadku gdy strony postępowania działają poprzez pełnomocnika.

6. W przypadku odtworzenia aktu małżeństwa, gdy wnioskodawcy działają przez pełnomocnika – oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa, złożone przed polskim konsulem przez osoby, których odtwarzany akt małżeństwa dotyczy.

Jeżeli wnioskodawcy stawiają się osobiście w siedzibie USC w Radziejowicach, oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa składają przed Kierownikiem USC.

7. W przypadku gdy wnioskodawcy działają przez pełnomocnika – kserokopie dokumentów tożsamości (dowód osobisty, paszport) osób, których odtwarzany akt urodzenia lub małżeństwa dotyczy.

1. Opłata skarbowa za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany w wyniku odtworzenia - 39,00 zł.
2. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
3. Opłatę należy wnieść bezpośrednio w kasie Urzędu Gminy Radziejowice lub na rachunek bankowy tut. urzędu  nr konta: 76 9302 1014 3900 0909 2000 0010- równocześnie ze złożeniem wniosku.

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania odtworzenia: jeżeli wnioskodawca nie przedstawi dokumentu bezspornie potwierdzającego zdarzenie lub potwierdza on zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon, lub odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania odtworzenia następuje w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do Wojewody Mazowieckiego.

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2224 ze zm.).

2. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. z 2019 r. poz. 2086 ze zm.).

3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny ( Dz.U. z 2019 r. 1145 ze zm.).

4. Prawo prywatne międzynarodowe ( Dz.U. z 2015 r. poz. 1792).

5. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2019 r. poz.1000 ze zm.).